Come configurare i contratti
Accedi al pannello di controllo web del tuo account Check-in Scan per iniziare la configurazione.
Una volta effettuato l’accesso, vai alla sezione Proprietà > Modificare della proprietà alla quale desideri aggiungere un contratto.
Una volta dentro, clicca sulla sezione Utensili > Contratti.
Successivamente, attiva la funzionalità cliccando su Attiva / Disattiva contratti.
A questo punto apparirà un avviso legale. Leggilo attentamente, seleziona la casella e clicca su Continuare.
Dovrai selezionare e abilitare la lingua nella quale desideri configurare le clausole del contratto, cliccando sulla relativa bandiera. Potrai abilitare tutte le lingue che desideri.
Una volta abilitata la lingua, potrai iniziare a personalizzare il contratto attivando o disattivando le informazioni che desideri mostrare e compilando i campi necessari.
Tra le opzioni disponibili evidenziamo le seguenti:
Inviare una copia del contratto firmato all’email dell’ospite:
Il contratto verrà inviato automaticamente all’indirizzo email inserito durante il check-in.
Prezzo totale della prenotazione:
Questo campo verrà compilato automaticamente utilizzando le informazioni associate alla prenotazione. Potrai inserirlo manualmente durante la creazione della prenotazione oppure, nel caso di integrazione con un PMS, verrà compilato automaticamente se il dato viene inviato dal sistema esterno.
Una volta completata questa prima parte della configurazione, potrai continuare più in basso per redigere le clausole che desideri includere nel contratto.
L’editor include diversi strumenti di formattazione che ti permetteranno di personalizzare il contenuto del contratto, come grassetto, sottolineatura, dimensione del testo, allineamento e altre opzioni di modifica.
Nella sezione Firma del contratto puoi decidere se desideri che la firma appaia solo alla fine del contratto oppure in tutte le pagine.
Inoltre, hai la possibilità di aggiungere la tua firma come immagine caricata oppure disegnarla direttamente nell’apposito campo.
Una volta completata la configurazione, potrai salvare le modifiche e scaricare un contratto di esempio per verificare come verrà visualizzato dai tuoi ospiti.
Il file scaricato sarà una versione di prova identica a quella che gli ospiti firmeranno durante il processo di check-in.
Quando avrai configurato tutto come desideri, ti basterà cliccare sul pulsante Salva.
Se desideri offrire il contratto in diverse lingue, seleziona la lingua corrispondente nella parte superiore, clicca su Abilita lingua e ripeti il processo di configurazione inserendo le clausole nella lingua desiderata. Ricorda di salvare le modifiche per ogni lingua configurata.
Come firmano il contratto i tuoi ospiti?
Una volta completato il check-in, gli ospiti avranno la possibilità di accedere e firmare il contratto.
Dovranno cliccare su Firma per accedere all’anteprima del contratto.
Da questa schermata potranno selezionare la lingua nella quale desiderano leggerlo (se precedentemente configurata in più lingue).
Avranno inoltre la possibilità di ingrandire il documento per visualizzarlo a schermo intero. La firma verrà effettuata disegnandola nell’apposito campo.
Come scaricare i contratti firmati
Per scaricare i contratti firmati, accedi alla sezione Check-in e individua il check-in dal quale desideri scaricare il contratto.
Clicca su Azione > Scarica contratto. Il file PDF verrà scaricato sul dispositivo.
