Accédez au tableau de bord web de votre compte Check-in Scan pour commencer la configuration.
Une fois connecté, rendez-vous dans Propriétés > Modifier de la propriété à laquelle vous souhaitez ajouter un contrat.
Une fois dans les paramètres de la propriété, cliquez sur Outils > Contrats.
Activez ensuite la fonctionnalité en cliquant sur Activer / Désactiver les contrats.
Un avis juridique s'affichera. Lisez-le attentivement, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Continuer.
Vous devrez ensuite sélectionner et activer la langue dans laquelle vous souhaitez configurer les clauses du contrat en cliquant sur le drapeau correspondant. Vous pouvez activer autant de langues que vous le souhaitez.
Une fois la langue activée, vous pourrez commencer à personnaliser le contrat en activant ou désactivant les informations que vous souhaitez y afficher, puis en complétant les champs nécessaires.
Parmi les options disponibles, on retrouve notamment :
Envoyer une copie du contrat signé à l'adresse e-mail du voyageur : le contrat sera automatiquement envoyé à l'adresse e-mail renseignée lors du check-in.
Prix total de la réservation : ce champ sera automatiquement renseigné à partir des informations associées à la réservation. Vous pouvez également le saisir manuellement lors de la création d'une réservation ou, si vous disposez d'une intégration avec un PMS, il sera rempli automatiquement dès lors que cette information est transmise par le système externe.
Une fois cette première étape terminée, vous pourrez poursuivre plus bas afin de rédiger les clauses que vous souhaitez inclure dans le contrat.
L'éditeur met à votre disposition différents outils de mise en forme permettant de personnaliser le contenu du contrat, tels que le gras, le soulignement, la taille du texte, l'alignement ainsi que d'autres options d'édition.
Dans la section Signature du contrat, vous pouvez choisir si la signature doit apparaître uniquement à la fin du contrat ou sur toutes les pages.
Vous avez également la possibilité d'ajouter votre signature sous forme d'image importée ou de la dessiner directement dans l'espace prévu à cet effet.
Une fois la configuration terminée, vous pourrez enregistrer les modifications et télécharger un contrat d'exemple afin de vérifier l'apparence du document tel qu'il sera présenté à vos voyageurs.
Le fichier téléchargé sera une version de démonstration identique à celle que les voyageurs signeront lors du processus de check-in.
Lorsque tout est configuré selon vos besoins, cliquez simplement sur le bouton Enregistrer.
Si vous souhaitez proposer le contrat en plusieurs langues, sélectionnez la langue correspondante en haut de la page, cliquez sur Activer la langue, puis répétez le processus de configuration en saisissant les clauses dans la langue souhaitée. N'oubliez pas d'enregistrer les modifications pour chaque langue configurée.
Comment vos voyageurs signent-ils le contrat ?
Une fois le check-in terminé, les voyageurs auront la possibilité d'accéder au contrat et de le signer.
Ils devront cliquer sur Signer pour afficher l'aperçu du contrat.
Depuis cet écran, ils pourront sélectionner la langue dans laquelle ils souhaitent consulter le contrat (si vous l'avez configuré dans plusieurs langues).
Ils auront également la possibilité d'agrandir le document pour l'afficher en plein écran. La signature s'effectue en la dessinant directement dans l'espace prévu à cet effet.
Comment télécharger les contrats signés par vos voyageurs ?
Pour télécharger un contrat signé, accédez à la section Check-ins et recherchez le check-in correspondant.
Cliquez ensuite sur Action > Télécharger le contrat. Le fichier PDF sera téléchargé sur votre appareil.
