Cómo configurar los contratos por propiedad
Accede al panel de control web de tu cuenta de Check-in Scan para comenzar con la configuración.
Una vez dentro, dirígete a la sección Propiedades > Editar, de la propiedad a la que quieras añadir un contrato.
Una vez dentro haz clic en el apartado Herramientas > Contratos.
A continuación, activa la funcionalidad haciendo clic en Activar / Desactivar contratos.
Al hacerlo aparecerá un aviso legal. Léelo detenidamente, marca la casilla y haz clic en Continuar.
Deberás seleccionar y Habilitar el idioma en el que deseas configurar las cláusulas del contrato, haciendo clic sobre la bandera correspondiente al mismo. Podrás habilitar tantos idiomas como desees.
Una vez habilitado, podrás comenzar a personalizar el contrato activando o desactivando la información que deseas mostrar en él y completando los campos necesarios.
Entre las opciones disponibles destacamos las siguientes:
Enviar copia del contrato firmado al email del huésped: El contrato se enviará automáticamente al correo electrónico introducido durante el check-in.
Precio total de la reserva: Este campo se completará automáticamente utilizando la información asociada a la reserva. Podrás introducirlo manualmente al crear una reserva o, en caso de disponer de una integración con un PMS, se autocompletará automáticamente siempre que dicho dato sea enviado por el sistema externo.
Una vez completada esta primera parte de la configuración, podrás continuar más abajo para redactar las cláusulas que desees incluir en el contrato.
El editor incluye distintas herramientas de formato que te permitirán personalizar el contenido del contrato, como negrita, subrayado, tamaño del texto, alineación y otras opciones de edición.
En el apartado Firma del contrato puedes decidir si deseas que la firma aparezca únicamente al final del contrato o en todas las páginas.
Además, tienes la posibilidad de añadir tu firma como imagen importada o dibujarla directamente en el campo habilitado.
Una vez hayas finalizado la configuración, podrás guardar los cambios y descargar un contrato de ejemplo para comprobar cómo visualizarán el documento tus huéspedes.
El archivo descargado será una versión de prueba idéntica a la que los huéspedes firmarán durante el proceso de check-in.
Cuando tengas todo configurado como desees, solo tendrás que hacer clic en el botón Guardar.
Si deseas ofrecer el contrato en diferentes idiomas, selecciona el idioma correspondiente en la parte superior, pulsa en Habilitar idioma y repite el proceso de configuración introduciendo las cláusulas en el idioma correspondiente. Recuerda guardar los cambios en cada idioma configurado.
¿Cómo firman el contrato tus huéspedes?
Una vez que los huéspedes completen el check-in, se les habilitará la opción para acceder y firmar el contrato.
Deberán hacer clic en Firmar para acceder a la vista previa del contrato:
Desde esta pantalla podrán seleccionar el idioma en el que desean leerlo (si previamente lo has configurado en más de un idioma).
También tienen la posibilidad de ampliar el documento para visualizarlo en pantalla completa. Llevarán a cabo la firma dibujándola en el campo habilitado para ello.
¿Cómo descargar los contratos firmados por tus huéspedes?
Para descargar los contratos firmados, accede a la sección Check-ins y localiza el check-in del que deseas descargar el contrato.
Haz clic en Acción > Descargar contrato. El archivo PDF se descargará en el dispositivo.
