eviivo: Emails de confirmación automática

Para crear correos electrónicos personalizados y enviarlos automáticamente:

• Ve a Inbox > Message Templates.

La pantalla muestra una lista de todas tus plantillas de correo personalizadas, así como nuestras plantillas de correo generadas por el sistema (por ejemplo, la confirmación de tu reserva).

• Haz clic en el icono de lápiz para editar un correo existente o en el icono de papelera para eliminarlo.

Algunos correos electrónicos de confirmación generados por el sistema están programados para enviarse automáticamente en el momento de la reserva, o cuando la tarjeta del huésped se carga automáticamente en el momento acordado para realizar un depósito.
No es posible desactivar este tipo de confirmaciones de reserva o pago.

Otras plantillas de correo generadas por el sistema, así como tus plantillas personalizadas, pueden editarse y personalizarse haciendo clic en el icono de lápiz, y pueden enviarse automáticamente en el momento que elijas o solo de forma manual. El video rápido a continuación te muestra cómo automatizar los correos electrónicos.

Para configurar un nuevo correo,

• haz clic en Add template
• selecciona una propiedad del menú desplegable, si gestionas múltiples propiedades
• selecciona el tipo de correo que deseas crear

• Pre-llegada: se envía en un momento determinado antes del check-in
• Post-llegada: se envía en un momento determinado después de que el huésped haga el check-in
• Pre-salida: se envía en un momento determinado antes de que el huésped deba hacer el check-out. Este tipo es especialmente útil para el check-out sin contacto
• Post-salida: se envía en un momento determinado después de que el huésped haga el check-out

Consejo: Todos los tipos de correo pueden enviarse automáticamente por defecto según el momento exacto que elijas. También pueden enviarse manualmente.

Cuando creas o modificas una plantilla de correo, se abre la pantalla completa de diseño detallado.

Para automatizar el envío de un correo, despliega la sección de Schedule Settings.

• Activo: configura el control en la posición verde “activo” para que el correo se envíe automáticamente en el momento especificado

• Inactivo: configura el control en la posición gris “inactivo” y el correo dejará de enviarse automáticamente. Sin embargo, aún puede enviarse manualmente desde la pestaña Comms de la ficha de la reserva en tu calendario de reservas

Bueno saber: Si un huésped hizo una reserva antes de que crearas la plantilla, no habrá recibido el correo. Por lo tanto, deberás enviarlo manualmente desde la pestaña Comms de la reserva

• Opcionalmente, introduce un breve recordatorio del contenido y propósito del correo. Los huéspedes no ven esto

Los correos se envían automáticamente en relación con la fecha de llegada o salida, como se muestra en la tabla a continuación

Para los correos previos a la llegada, puedes condicionar el envío del correo en función de diferentes condiciones. Si la condición no se cumple, eviivo Suite no enviará el correo automáticamente.

Marca esta casilla para evitar que los huéspedes que reservan tarde reciban múltiples correos al mismo tiempo. Si marcas la casilla, solo recibirán la confirmación de su reserva y cualquier correo programado para enviarse a partir de ese momento.

El correo solo se enviará si se cumple una o más de las siguientes condiciones.

– La tarjeta de pago no ha sido rechazada
– El depósito de la reserva está pagado
– Los cargos correspondientes están garantizados
– El contrato de alquiler está firmado

Si una o más de las condiciones anteriores no se cumplen cuando el correo previo a la llegada debería enviarse, entonces:

• El correo previo a la llegada (por ejemplo, cualquier código de acceso o instrucciones) NO se envía. En su lugar, el correo se reprograma automáticamente para el día del check-in

• Si sigue sin estar firmado el día del check-in, el correo no se vuelve a enviar y los códigos no se entregan al huésped

Existe un asunto predeterminado para el correo. Puedes cambiarlo haciendo clic en el segundo botón de opción y añadiendo tu propio asunto. Usa el control “Show Translations” en la parte superior derecha para añadir las traducciones correspondientes del asunto

Para evitar que un correo se envíe automáticamente:

• Ve a Inbox > Message Templates
• Busca el correo en la lista y cambia el control de estado a Inactive

Para hacerlo:

Contenido

Tu panel de diseño de correos incluye 3 secciones:

• El panel de selección a la izquierda te permite elegir las funcionalidades que quieres incluir en tu correo
• El panel de edición en el centro es donde arrastras y sueltas las funcionalidades seleccionadas
• El panel de vista previa a la derecha muestra una vista previa instantánea del correo que has diseñado

Consejo: Para los correos generados por el sistema (por ejemplo, confirmación o cancelación), algunos elementos son obligatorios y no pueden eliminarse del correo.

• Cambia el color del fondo y del texto del correo, o el color de los enlaces web
• También puedes cambiar la fuente utilizada (la fuente elegida se aplica a todo el cuerpo del correo) o:
• Añadir una sección de 2 columnas donde el texto, las imágenes o los botones puedan colocarse uno al lado del otro

Nota
Cada elemento que arrastras en el panel de edición normalmente se muestra ocupando todo el ancho de la página. Si deseas mostrar dos elementos uno al lado del otro, primero haz clic en el botón amarillo de sección de 2 columnas y luego arrastra los elementos a cada columna

La barra de herramientas se puede utilizar para cambiar la apariencia general del correo. De izquierda a derecha:

• Color de fondo exterior (esto no afectará el color de fondo del encabezado)
• Color del texto principal
• Color de los enlaces (esto no afectará los enlaces de los botones)
• Tamaño del margen: esto determina qué tan cerca está el texto del borde de la página

-Aquí tienes un ejemplo con espaciado 0 en todos los márgenes:

• Fuente del texto
• Sección de 2 columnas: permite colocar dos elementos uno al lado del otro en lugar de en líneas separadas

¡Importante! Los números de teléfono y las funciones de correo electrónico son en realidad “enlaces web”, lo que permite que los huéspedes puedan hacer clic en ellos para llamarte o enviarte un correo directamente. Por lo tanto, para cambiar el color de un número de teléfono o de un enlace, haz clic en el icono de “link” en lugar del icono de fuente.

Si creas botones personalizados o añades enlaces a tus correos, recuerda incluir también una versión en texto plano de los enlaces para asegurar que sigan siendo accesibles para todos los destinatarios.

Algunos elementos se pueden editar y otros no. Un icono de lápiz a la derecha indica si el elemento es editable. Si haces clic en el lápiz, se abre una pequeña ventana donde puedes cargar una imagen, añadir texto personalizado o incluir un botón de llamada a la acción.

Por ejemplo, si seleccionas la función de botón y haces clic en el icono de lápiz, aparecerá una ventana emergente que te permitirá introducir el texto que deseas usar para ese botón de acción, y enlazarlo a otra página de tu sitio web o subir un documento que los huéspedes podrán descargar directamente desde su correo.

Cuando hayas subido tu documento, haz clic en Update para confirmar el cambio.

Al volver a la pantalla principal, el panel de vista previa muestra claramente cómo se verá el botón para los huéspedes, como se ilustra a continuación.

Lista de funcionalidades
A continuación se muestra un resumen de las funcionalidades que pueden incluirse en tus correos:

• Los mensajes se envían por defecto en el idioma del establecimiento si el idioma del huésped no está informado en eviivo Suite, o si eviivo Suite no dispone de traducciones para el idioma del huésped

• En caso contrario, eviivo Suite envía los mensajes en el idioma del huésped según lo proporcionado por la agencia online o indicado por ti en la reserva